Nyhet -
Samboprojektet har gjort samhällsbyggnad redo för en dynamisk framtid
Samverkan och flexibilitet har varit nyckelorden för projektet Sambo som nu efter två och ett halvt år är avslutat. Idag jobbar medarbetarna i en aktivitetsbaserad miljö där tillit är ledord och nya digitala tjänster växer fram allt eftersom. "Projektet har skapat förutsättningar för att möta en dynamisk framtid, säger Jan Johansson, förvaltningschef samhällsbyggnad.
I projektet Sambo tog förvaltningen samhällsbyggnad ett brett grepp om sin verksamhetsutveckling. Syftet var att effektivisera samhällsbyggnadsprocessen och förenkla mötet med medborgarna. För att lyckas ingick flera olika delar, som alla var lika viktiga: förändrade arbetssätt, utveckling av digitala tjänster och införande av aktivitetsbaserat arbetsplats.
Tillit – grunden i såväl ledarskap som medarbetarskap
För att lyckas med övergången till ett aktivitetsbaserat arbetssätt har stor del av projektets arbete fokuserat på att utveckla det tillitsbaserade ledarskapet och medarbetarskapet. Det är något som ska leda till att minska detaljstyrningen och bättre ta tillvara på medarbetarnas kompentens. Det ska leda till högre kvalitet i tjänsterna mot medborgarna och ökat samarbete för att lösa komplexa uppdrag.
- Den tillitsbaserade styrningen bygger mycket på dialog. Den behöver finnas uppifrån och ner, men också nerifrån och upp. Istället för uppföljning i tabeller och system sker den mer med feedback, säger Jan Johansson.
E-tjänster och andra servicemöjligheter
Projektet har kartlagt och effektiviserat verksamheternas processer, bland annat genom ett gediget digitaliseringsarbete. Bland annat har olika e-tjänster utvecklats som underlättar för medborgare och företagare att utföra sina ärenden.
I de nya lokalerna i Stadsporten finns också en öppen del, där verksamheterna kan utveckla sin service på ett nytt sätt. Innan pandemin testades drop-in för bygglov och enskilda avlopp vilket var mycket uppskattat och välbesökt. Nu finns både möjligheter och förhoppningar om fler liknande aktiviteter efter pandemin.
- Det är en yta som vi kommer implementera i verksamheternas processer och där vi kan möta medborgarna, men även visa projekt och aktiviteter som driver samhällsutveckling i Piteå kommun framåt, berättar förvaltningschefen.
Hög flexibilitet och ökad samverkan
Under projekttiden blev också 120 av förvaltningens tjänstepersoner "sambos" i Stadsporten, men i samtliga delar av förvaltningen har ett aktivitetsbaserat arbetssätt införts. Det innebär att medarbetarna idag väljer den miljö och arbetsplats som bäst stöder den arbetsuppgift man jobbar med. Den moderna och flexibla arbetsmiljön bidrar också till att locka och behålla medarbetare
Redan idag märks en ökad samverkan mellan de olika verksamheterna i förvaltningen. Framför allt för ledningsfunktioner och administratörer, men även mellan verksamheter som ansvarar för olika delar i samma samhällsbyggnadsprocess. Ett exempel på det är samverkan mellan bygglovshandläggarna och miljöinspektörerna.
Det aktivitetsbaserade arbetssättet underlättade även övergången till distansarbete. Medarbetare och chefer hade med hjälp av projektets aktiviteter fått verktyg och en struktur för ett flexibelt arbetssätt.
- I och med pandemin och omställningen till distansarbete fick vi se en omedelbar effekt av projektets aktiviteter. Vi har kunnat ställa om på ett bra sätt och leverera med hög kvalitet, avslutar Jan Johansson.
